Webサイトリニューアルのお知らせ文例と書き方｜社内外への通知ポイント

「Webサイトをリニューアルするけれど、お知らせ文をどう書けばいいか分からない」「社内や取引先への案内メールはいつ送るべきか」と悩んでいませんか？Webサイトリニューアルのお知らせは、既存ユーザーの混乱を防ぎ、新しいサイトへの期待感を高めるために非常に重要です。

本記事では、対象別・場面別のテンプレートや、成果につながる構成要素、適切な配信タイミングについて詳しく解説します。最後まで読むことで、迷わずスムーズに適切な案内文を作成・配信できるようになります。

まずは、Webサイトリニューアルのお知らせが持つ重要な役割から解説します。

Webサイトリニューアルのお知らせ（案内文）が重要な理由

Webサイトリニューアルのお知らせ（案内文）が重要な理由は、ユーザーや取引先の混乱を防ぎ、リニューアルによる利便性の向上を正確に伝えるためです。事前の周知が不十分な場合、目的のページが見つからないことによるクレームや、サイトからの離脱を招くリスクがあります。

サイトを刷新する際は、単なるデザインの変更だけでなく、システムやURL構造の変更を伴うことが多いため、適切なコミュニケーションを通じてステークホルダー（利害関係者）との良好な関係を維持することが求められます。

ユーザー・取引先への事前周知と利便性確保の意義

ユーザーや取引先への事前周知は、サイト利用時の利便性を確保し、業務や日常的な利用への支障を未然に防ぐために不可欠です。とくにBtoB（企業間取引）のサイトや、会員向けサービスを提供するBtoC（企業対消費者取引）のサイトでは、URLの変更や一時的なサービス停止が大きな影響を与えます。

リニューアルに伴い、ドメインやページURLの変更、ログイン画面の配置場所の移動などが発生することがあります。事前にお知らせを配信することで、ブックマーク（お気に入り）の変更を促し、ユーザーが迷わず目的のページへアクセスできるようサポートできます。

下表のとおり、リニューアル時に発生しやすい変更点と、それに対する事前周知の目的を整理しました。

適切な告知によりサイトの信頼性や期待感を高める効果

適切なタイミングと内容で告知を行うことは、単なる業務連絡にとどまらず、企業の信頼性を高め、新しいWebサイトへの期待感を醸成する効果があります。ユーザーの利便性を第一に考えた丁寧な案内は、企業姿勢に対する肯定的な評価につながります。

リニューアルの目的が「スマートフォン対応（レスポンシブデザインの導入）」や「検索機能の強化」など、ユーザーにとってのベネフィット（便益）である場合、その改善ポイントをお知らせ文で積極的にアピールすることが重要です。単に「新しくなりました」と伝えるのではなく、「何がどう便利になったのか」を具体的に記載することで、再訪問の強力な動機付けになります。

また、万が一リニューアル直後に予期せぬ不具合が発生した場合でも、事前にお知らせを通じて問い合わせ窓口を明確にしておくことで、ユーザーの不満を最小限に抑えることができます。このように、Webサイトリニューアルのお知らせは、リスク管理と顧客満足度向上の両面において極めて重要な役割を担っています。

【対象別・場面別】Webサイトリニューアルのお知らせ文例・テンプレート

Webサイトリニューアルのお知らせは、送信する対象者や状況に合わせて記載内容を最適化することが成功の鍵です。目的に応じて必要な情報を整理し、相手の立場に立った過不足のない案内を行うことで、スムーズな移行と信頼性の向上を実現できるからです。

下表のとおり、対象や場面によって記載すべき必須項目や目的は異なります。

社外・顧客向け：一般的なリニューアル完了のお知らせ文例

社外・顧客向けのお知らせでは、リニューアルの目的とユーザーが得られるメリットを簡潔に伝えることが最も重要です。ユーザーにとっての利便性向上を明確にアピールすることで、新しいWebサイトへの期待感を高め、継続的な利用を促すことができるからです。

特にBtoBのコーポレートサイトやBtoCのECサイトなど、業態を問わずURLが変更になる場合は、ブックマークの再登録を促す一文を添えることが推奨されます。

【件名】
Webサイトリニューアルのお知らせ

【本文】
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
この度、弊社Webサイトを全面リニューアルいたしましたのでお知らせいたします。

今回のリニューアルでは、ご利用いただく皆様により見やすく、分かりやすく情報をお伝えできるWebサイトを目指し、デザインやメニュー構成を改善いたしました。
また、スマートフォンやタブレット端末からも快適にご利用いただけるよう、マルチデバイス対応を行っております。

■リニューアル実施日
202X年X月X日（曜日）

■URLの変更について
リニューアルに伴い、一部ページのURLが変更になりました。
旧URLへアクセスした場合でも自動的に新URLへ転送されますが、ブラウザの「お気に入り」や「ブックマーク」等に登録されている場合は、新しいURLへの再登録を推奨いたします。

これまで以上に、皆様に有益な情報をお伝えできるように努めて参ります。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

社内・グループ向け：事前の周知と協力依頼のお知らせ文例

社内・グループ向けのお知らせでは、リニューアルのスケジュールと各部署に求める対応事項を明確に提示することが不可欠です。社内での情報共有が不十分だと、顧客からの問い合わせに適切に対応できず、結果として企業の信頼低下につながるリスクがあるためです。

営業部門やカスタマーサポート部門など、直接顧客と接する部署には、変更点やよくある質問（FAQ）を事前に共有し、顧客対応に遅れが生じない体制を整えることが求められます。

【件名】
【重要】自社Webサイトリニューアルに伴う事前周知とお願い

【本文】
社員の皆様、ならびに関係部署の皆様

お疲れ様です。広報部の〇〇です。
かねてより進めておりました自社Webサイトのリニューアルについて、公開日時が決定いたしましたのでお知らせいたします。

■公開予定日時
202X年X月X日（曜日） 午前X時頃

■主な変更点
・全体のデザイン刷新およびスマートフォン対応
・製品情報ページの導線改善
・お問い合わせフォームの入力項目変更

■各部署へのお願い
1. 顧客へのご案内
公開日以降、お客様からWebサイトに関するお問い合わせをいただく可能性がございます。添付の「リニューアルFAQ資料」をご一読いただき、ご対応をお願いいたします。
2. 印刷物・資料の確認
一部ページのURLが変更となっております。各部署で管理している営業資料やパンフレットに旧URLが記載されている場合は、順次差し替えをお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、広報部の〇〇までお問い合わせください。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

メンテナンスを伴う場合：事前告知と一時停止のお知らせ文例

メンテナンスを伴う場合は、サービスの一時停止期間と影響範囲を、実施の数週間前から繰り返し告知することが必須です。事前の告知なしにWebサイトやサービスが利用できなくなると、顧客の業務や購買活動に直接的な支障をきたし、重大なクレームに発展するからです。

お知らせ文には、停止する具体的な日時だけでなく、メンテナンス中も利用可能な代替手段（電話対応など）があれば併記することで、ユーザーの不安を軽減できます。

【件名】
【重要】Webサイトリニューアルに伴うサービス一時停止のお知らせ

【本文】
平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、サービスの利便性向上を目的としたWebサイトのリニューアルを実施いたします。
それに伴うシステムメンテナンスのため、下記の期間、Webサイトの閲覧およびすべてのサービスが一時的にご利用いただけなくなります。

■メンテナンス実施期間
202X年X月X日（曜日） 午後X時00分 ～ 202X年X月X日（曜日） 午前X時00分
※作業の進行状況により、終了時間が前後する場合がございます。あらかじめご了承ください。

■影響範囲
・Webサイトの閲覧
・お問い合わせフォームからのご連絡
・マイページへのログインおよび各種お手続き

お客様には多大なるご不便とご迷惑をおかけいたしますことを、深くお詫び申し上げます。
なお、お急ぎのご用件につきましては、下記のお電話窓口までご連絡をお願いいたします。

【緊急連絡先】
カスタマーサポートセンター：000-000-0000（受付時間：平日9:00〜18:00）

より良いサービス提供のためのリニューアルとなりますので、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

成果につながるWebサイトリニューアルお知らせ文の構成要素

Webサイトリニューアルのお知らせ文において成果（ユーザーの理解とスムーズな移行）につなげるためには、変更内容、実施日時、およびユーザー側で必要な対応を漏れなく記載することが不可欠です。必要な情報が整理されていないと、ユーザーの混乱を招き、問い合わせの増加や離脱につながる恐れがあるためです。ここでは、お知らせ文に必ず含めるべき3つの構成要素について具体的に解説します。

変更点や改善ポイント（ユーザーへのベネフィット）の明記

お知らせ文には、Webサイトのどこが変わり、それによってユーザーにどのようなメリット（ベネフィット）があるのかを明確に記載します。単に「デザインを一新しました」と伝えるだけでは、ユーザーにとっての価値が伝わらず、新しいサイトを活用しようという動機付けにならないためです。

具体的には、操作性の向上や新機能の追加など、ユーザーの利便性に直結する改善ポイントを強調します。BtoB（企業間取引）サイトであれば資料請求導線の改善、BtoC（消費者向け取引）サイトであればスマートフォンでの閲覧性の向上などを記載すると効果的です。下表のとおり、変更点とベネフィットをセットにして伝えるとユーザーの理解が深まります。

リニューアル日時・メンテナンス期間の正確な記載

リニューアルの実施日時および、それに伴うサイト停止（メンテナンス）の期間は、誤解が生じないよう正確に記載する必要があります。事前の告知が不十分なままサイトが利用できなくなると、既存ユーザーの業務や購買活動に支障をきたし、クレームに発展するリスクがあるためです。

日時を記載する際は、24時間表記を用い、開始時刻と終了時刻を明記します。また、作業の進捗によって時間が前後する可能性がある旨も添えておくと、予期せぬトラブル時のリスクヘッジになります。記載事項は箇条書きを用いて視認性を高めるのが推奨されます。

• 実施日時：202X年X月X日（曜日）10:00 〜 15:00
• 影響範囲：上記時間帯は、すべてのサービスがご利用いただけません。
• 注意事項：作業状況により、終了時刻が前後する場合がございます。あらかじめご了承ください。

URL変更時の注意点・リダイレクト案内と問い合わせ先

リニューアルに伴ってURLが変更される場合は、ブックマーク（お気に入り）の再登録を促す案内と、不明点があった際の問い合わせ先を必ず記載します。古いURLにアクセスしたユーザーが迷子になるのを防ぎ、新しいページへ確実に誘導するためです。

サイト構造の変更により、特定のページURLが変わることは珍しくありません。旧URLから新URLへ自動的に転送される設定（301リダイレクト）を行っている場合でも、一定期間経過後に転送を解除する可能性があるため、ユーザー自身でのブックマーク変更をお願いすることが重要です。また、ログインができない、目的のページが見つからないといったトラブルに備え、専用の問い合わせフォームや電話番号を案内しておくことで、ユーザーの不安を払拭できます。

Webサイトリニューアルのお知らせを送る適切なタイミングと掲載場所

Webサイトリニューアルのお知らせは、実施の1カ月前から段階的に、自社サイトやメールなど複数の媒体（チャネル）を活用して配信することが重要です。突然のデザイン変更やURLの移行はユーザーの混乱を招き、アクセス数の減少や問い合わせの増加につながるためです。適切なタイミングと掲載場所を選ぶことで、ユーザーに安心感を与え、新しいWebサイトへの期待感を高めることができます。

サイト上での告知（TOPページバナー・ニュース枠）の出し方

自社サイトでの告知は、訪問者の目に最も触れやすいTOPページのバナーと、詳細を記載したニュース（お知らせ）枠を併用することが効果的です。ユーザーの訪問目的や閲覧環境によって、目にとまる情報領域が異なるためです。

バナーでは「いつ」「何が変わるのか」を視覚的にわかりやすく伝え、クリック先のニュースページで詳細な変更点やメンテナンス期間を説明します。とくにBtoB企業のコーポレートサイトでは、業務に直結する機能変更がある場合、グローバルナビゲーション（全ページ共通の主要メニュー）付近に常時表示されるテキストバナーを設置することも有効です。

プレスリリース・メルマガ・SNSなど複数チャネルでの広報展開

サイト上の告知に加えて、プレスリリース、メールマガジン（メルマガ）、SNSといった複数のチャネルを組み合わせることで、多様なターゲット層に情報を届けることができます。既存顧客や取引先、休眠顧客、さらには新規の潜在層など、ターゲットによって日常的に接触するメディアが異なるためです。

各チャネルの特性に合わせて発信内容を最適化し、ユーザーの混乱を防ぐことが重要です。媒体ごとのターゲットと発信内容の使い分けは、下表のとおりです。

実施前・実施後・トラブル発生時などの適切な配信スケジュール

リニューアルに関するお知らせは、実施の1カ月前、1週間前、完了直後の3段階に分けて配信するのが基本です。段階的に告知することで、ユーザーの認知度を高め、メンテナンス中のアクセスによる機会損失を最小限に抑えることができるためです。

また、万が一予期せぬシステムトラブルが発生した場合に備えて、緊急時の告知フローも事前に準備しておく必要があります。具体的な配信スケジュールと内容は下表のとおりです。

お知らせ配信時に注意すべき実務上の注意点とトラブル防止策

お知らせ配信時に注意すべき実務上の注意点とトラブル防止策は、既存ユーザーのサポート体制を明示することと、技術的なリンク切れ対策を徹底することです。

Webサイトのリニューアル時は、デザインの刷新やURLの変更により、ユーザーが目的のページにたどり着けないなどの混乱が生じやすくなります。事前の告知を行うだけでなく、トラブルを未然に防ぎ、ユーザーの利便性を維持するための実務的な対策が不可欠です。

既存ユーザーの混乱を防ぐためのサポート体制の提示

既存ユーザーの混乱を防ぐためには、問い合わせ窓口やFAQ（よくある質問）への導線をわかりやすく提示することが重要です。

サイトの構造や操作方法が変わることで、これまで利用していた機能の場所がわからなくなるユーザーが一定数発生するためです。お知らせ文の中には、リニューアルに伴う変更点を記載するだけでなく、不明点が生じた際の連絡先を明記します。BtoB（企業間取引）やBtoC（企業と消費者間取引）を問わず、ユーザーの不安を払拭するサポート体制を整えることが信頼維持につながります。

サポート体制として準備・告知すべき項目

お知らせ文に記載するサポート関連の項目は、下表のとおり整理して提示するとユーザーにとってわかりやすくなります。

リンク切れ（404エラー）対策とリダイレクト確認

URLが変更になる場合は、古いURLから新しいURLへ自動的に転送するリダイレクト設定と、その動作確認を必ず実施してください。

リダイレクトが適切に設定されていないと、ユーザーがブックマークや検索エンジン経由でアクセスした際に404エラー（ページが見つからない状態を示すHTTPステータスコード）となり、サイトからの離脱を招くためです。検索エンジンからの評価を新しいページへ引き継ぎ、ユーザーの利便性を損なわないための対策が不可欠です。

実務においては、お知らせ文の中で「ブラウザのブックマークやお気に入りに登録されている場合は、新しいURLへの変更をお願いいたします」といった一文を添えるのが一般的です。また、システム上の設定については、Google検索セントラルのサイト移転に関するガイドラインなどを参考に、適切な301リダイレクト（恒久的な転送）を設定することが推奨されます。

リダイレクト設定時の確認ステップ

リダイレクト設定と確認は、下表のとおり段階を踏んで実施します。

まとめ：Webサイトリニューアルの成功には丁寧なお知らせが不可欠

Webサイトリニューアルを成功に導くためには、ユーザーや取引先に対して丁寧かつ適切なタイミングでお知らせを配信することが不可欠です。事前の周知を徹底することで、サイト利用時の混乱を防ぎ、新しいWebサイトへの期待感を高めることができるからです。BtoB（企業間取引）においても、BtoC（企業対消費者取引）においても、顧客との重要な接点となるWebサイトの変更は影響が大きいため、計画的な情報発信が求められます。

段階別のお知らせ配信のポイント

お知らせは、リニューアルの「事前」「直前・実施中」「事後」の3つの段階に分けて計画的に配信することが重要です。段階に応じた情報提供を行うことで、ステークホルダー（企業の利害関係者）との円滑なコミュニケーションを実現し、問い合わせの急増などのトラブルを未然に防ぐことができるからです。

配信のタイミングごとに伝えるべき情報を整理して発信することが、ユーザーの利便性維持につながります。下表のとおり、各段階における目的と主な記載内容をまとめました。

継続的な改善とユーザーサポートの徹底

リニューアル完了後も、ユーザーからのフィードバックを収集し、継続的な改善を行う体制を整えておくことが大切です。新しいデザインや機能に対する疑問を解消するためのサポート体制を明示することで、既存ユーザーの離脱を防ぐことができるからです。

具体的には、よくある質問（FAQ）の拡充や、問い合わせ窓口への導線をわかりやすく配置するなどの工夫が必要です。また、URLの変更に伴うリダイレクト（旧URLから新URLへの自動転送）が正常に機能しているか、定期的に確認を行うことで、長期的な信頼性の向上につながります。

Webサイトマーケティングで成果を出すには、成果につながるサイト構造の整備から、自社ならではの一次情報を含む高品質なコンテンツ制作まで、一貫した体制で進めることが重要です。現状の課題整理や優先順位の策定など、初期段階から専門知識を持つ外部パートナーの支援を活用することも効果的な選択肢となります。

リードプラスでは、Webサイトの現状分析・課題整理から、サイト構造の改善、コンテンツ制作まで、Webマーケティングの成果につながる施策を一貫してご支援しています。自社サイトの改善やマーケティング施策についてお悩みの方は、ぜひご相談ください。

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よくある質問（FAQ）

Q1. Webサイトリニューアルのお知らせはいつ出すのが最適ですか？

Webサイトリニューアルのお知らせは、実施の2週間前から1ヶ月前までに公開するのが最適です。ユーザーや取引先が、新しい仕様への適応やURL変更に伴う設定変更などの準備期間を十分に確保する必要があるためです。

とくに、会員専用ページへのログイン方法が変更される場合や、システムメンテナンスによるサービスの一時停止を伴う場合は、早めの告知が不可欠です。告知が遅れると、ユーザーの業務に支障をきたすだけでなく、クレームや問い合わせの急増につながる恐れがあります。リニューアルの規模や影響範囲に応じた告知タイミングの目安を整理して、計画的にスケジュールを組み立てることが重要です。

Q2. URLが変更にならない場合でもお知らせ文の掲載は必要ですか？

URLの変更がない場合であっても、Webサイト上でお知らせ文を掲載することは必要です。デザインの刷新やナビゲーションの変更によって、既存ユーザーが目的のページを見失ったり、操作に迷ったりするリスクを軽減するためです。

事前の告知なしに画面構成が大きく変わると、これまで使い慣れていたユーザーからの問い合わせが急増し、サポート窓口が逼迫する可能性があります。そのため、リニューアルの目的や新しくなったメニューの利用方法を事前にお知らせし、ユーザーの不安を払拭することが重要です。また、リニューアルを機に新しい機能やコンテンツが追加された場合は、その利便性やメリットをアピールすることで、サイトの利用促進につなげることもできます。

Q3. 取引先への個別連絡やメールでの一斉送信はどの程度必要ですか？

BtoBの取引において、受発注システムの仕様変更など業務に直接影響が及ぶ場合は、Webサイト上での告知に加えて、メールや書面での個別連絡が必須となります。取引先の日常業務に支障をきたし、重大なトラブルに発展するのを未然に防ぐためです。

一方で、コーポレートサイトの軽微なデザイン変更など、業務への影響が少ない場合は、メールマガジンやサイト上のお知らせ欄での一斉告知で十分なケースもあります。下表のとおり、影響範囲に基づいた連絡手段の基準を設け、対象者に対して過不足のない情報伝達を行うことが求められます。